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大规模组织的运用

人力资源总监CHO.ICXO.COM (2004-02-11 09:54) CHO频道今日最新资讯
【CHO.ICXO.COM编者按】


一、组织的趋向

  现代企业组织的形态,多趋向大规模组织,附属机构遍布,员工人数逾万。形成此项组织的原因:

  (一)报酬递增律的发现,过去经济学中报酬弟减率,说明土地的效用,因受土地面积及地质限制,资金与劳力投资下去,开始时报酬很大,但慢慢递减下来,低到边际时,倘在增投资金和劳力,可能得不偿失,徒劳无功。可是,今天企业的管理愈加改进,效率愈高,成本愈低,盈余愈大,这种盈余增大的趋势,叫做报酬递增律。在大规模组织中,常可使管理技术,作更有效的运用,把生产要素的功能,不断的提高,而使此项递增率特别巨大。

  (二)大量生产经济原则,就是在大量生产之下,可利用机器代替人工;可使产品及生产程序标准化;可有效利用副产品并可大量采购原料、大量推销产品,导致费用减省,成本降低。

  (三)市场竞争剧烈,小规模经营难与抗衡,竟相走向大规模组织的途径。

  基于以上三点原因,现代企业多半采取大规模组织,有的人在创立之时,即作巨额投资,或将历年盈利资金转作重投资,使事业逐渐扩展;有的由若干小型或中型的事业,共同合并成为大企业;有的集合数个互有关联的事业,采取联营的方式。

二、大规模组织现象

  在大规模组织中,常有下列几种现象:

  (1)横的部门增设

  一个企业在经营规模较小时,往往只需3-5个职能的部门,如生产、业务、会计、总务等,到了业务扩展以后,3-5个部门便感不够,逐渐增设。有时见到其他事业因设立某一职业部门,发挥若干效果,便也仿效设立。职能化之后还要专业化,因为在一个职能中常包括若干专业,如会计中包括有财务、内部审核、预算等,在大规模组织中,对此专业知能,有相当深度的需求,于是一个一个的分开起来,各成单独的部门。

  (2)纵的层次加多

  由于主管所能管辖属员的人数,有一定的限制,在组织规模较大、员工人数较多的机构中,组织的层次必定增多。

  (3)委员会及工作小组林立

  在纵横组织纷繁的状况下,工作传递费时,手续烦杂,效率低落,补救的办法就是设立委员会或工作小组,凡属紧要或赶办的工作,都由有关部门派人员共同处理,故在大规模组织中,常有数不清的委员会和工作小组的存在。

三、可能产生的问题

大规模组织中所具有的几种现象,对企业管理可能产生下列各项问题:

  (1)意见交流不易——纵的层次加多,上情不易下达,下情不易上达,且一项意见,经过层层转递,还会把愿意变质。

  (2)决策缓慢——在组织错综复杂情况下,对一项决定,表示意见的人太多,要等大家意见调和之后,始能作最后决定,影响作决定的时效。

  (3)会办费时——一项工作可能涉及很多部门,彼此会核会办,辗思递送,浪费时间。

  (4)高层主管工作繁忙——各部门之间,意见如不一致,势必高阶主管为它们协调,而将许多附属机构的事集中办理,使高层主管不得不为日常事务而繁忙。

  (5)手续繁多——在复杂的组织中,工作处理的程序,必定复杂,公文覆行,手续繁多是必然现象。

  (6)权责混淆——部门之间,职掌重叠,权责难作划分,尤其委员会或小组的工作,每与正常部门的职掌重复覆,权责混淆不清。

  (7)过分集中影响效率——集中输的工作过多,显得头重脚轻,附属机构遇事等待总机构办理,而总机构处事手续又不简单,致使整个工作效率,受到严重影响。

  (8)本位主义——工作比较困难,大家只好各行其是,不相为谋,各部门逐渐都走向本位主义。

四、组织分析与改进

大规模组织虽有上述的缺憾,但任一组织无论其形态为如何,都不会十全十美的。故现在的进步企业,莫不重视组织的分析与改进,以求适应环境的变迁,作机动的调整。

组织分析系以有系统的方法,针对事业现有状况,依据组织原理原则,对组织加以探讨研究,建议改进的方案,其进行步骤,可归纳如下:

(1)订定分析计划——其中包括:

a 分析的目的与范围;

b 所需搜集资料;

c 与有关人员商讨的内容与方式;

d 工作进度表;

e 参加分析的人员。

(2)搜集资料——其中包括:

a 机构的目标与经营计划;

b 组织规程、办事细则、组织系统图及工作说明书等;

c 权责划分及工作联系的方法;

d 各项有关法令规章制度及作为标准等;

e 制订明细调查表帝请有关人员填列。

(3)分析资料——其重点为:

a 各项职能的设置是否均为达成机构目标所必需的?

b 各部门的权责是否明白订定,有否重覆的现象?

c 权与责是否行之有效适切配合?

d 组织结构是否为该机构所需最简单的形态?

e 组织是否均衡,有否一人管辖太多单位的情况?

f 职责与权限有否适当的不授,使各级主管所作的决定能达适时、适地、适人的需求?

g 内部控制与联系制度是否完善。

(4)建议解决方案——其中包括:

a 叙述现有的事实;

b 说明分析方法与所得结果;

c 提出行动的方案;

d 建议试行或正式实施步骤与时间。

五、系统的结构

(一)系统结构的性质

  在各种组织的设计原则之中,只有费尧的职能式组织是以理论的分析为出发点。其余各种设计原则,诸如团队组织、联邦分权化组织及模拟分权化组织等,都是响应当时的特殊挑战及特殊需要的一种反应。系统的结构也是这样。结构之所以发展成为一种组织设计的原则,是由于管理上所面临的一项特殊的课题,即时960年的美国太空计划。

  系统的组织可说是团队设计原则的延长。只不过团队组织是以个人为构成单位,而系统组织则是以各种不同的机构为其构成单位,也许是政府机构,大大小小的民营企业,大学或个别研究机构。它们有的为系统中央组织的一部分,担负系统所交付的任务,接受系统的控制;有的可能为系统所辖属或部份辖属,但却是营运自主的;有的仅凭合约关系与母体组织联系,而不受母体组织所控制,或是根本无法控制的。

  系统结构内有的构成单位,其任务随计划的进行阶段而时有变化。有的构成单位是永久性的,有的是只担任某一项特殊任务,任务完成后即与系统结构不再有任何关系。

  系统的设计,随着任务的需要,要用到其它各种设计原则,如职能式原则、联邦分权化原则和模拟分权化原则。

(二)系统结构的困难与问题

  系统设计对所有设计规范来说,都是不合要求的。

  系统设计缺乏明确性,亦缺乏稳定性。每人难以了解他们的任务是什么?整体系统的任务是什么?及他们与系统之间的关系是什么?

  沟通更是一项持续性问题,恐怕难找出一个长期有效的答案。

  讲到决策,应在哪一阶层制订决策,究竟哪些是基本决策,也是难以令人摸得清楚;系统组织的灵活性是够大了,对新观念的接受性也够大了;系统结构无法培养人才及考验其是否宜于承担高阶层管理的责任。

  系统组织亦违背了内部经济性原则。在美国太空总署的各主要总脑总得要花费他们2/3的时间于会议。从产出与投入的努力的比率来说,恐怕再没有其它的组织结构会象系统结构那样的不理想。

(三)关于系统结构方面所应注意各点

  系统结构的困难确实太可怕了,所以我们对于系统结构的难以成功,便不会感到奇怪。美国登月计划诚然是成功了(虽然是在一种几乎毫无限制的预算下的成功),但是别的许多系统结构却遭到失败。所以组织设计人应该知道如有别的更简单、更容易的组织结构,便不应采用系统结构。

  可是日本人进行复杂而庞大的系统结构,却有了一个世纪的历史,当然日本人的系统结构有许多明显的缺点,但由于日本人的经验,也可知道系统结构毕竟也是可行的,也是可以有高度的生产性的。

  今天多国性公司日见普遍,所面对的种种问题,也正是系统结构所面对的问题。所以看起来多国性公司也该发展出一套类似系统结构的组织了。



文章出处:

HRoot 社区



文章作者:

Hevin

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作者:
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