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行政管理的简明教程:企业应关注个别而细微的事项
2013-10-30 16:34  来源:人力资源总监 作者:谭小芳
摘要:业行政管理运作的规律性和企业行政效率的提高,是企业行政管理活动的宗旨之一。本文从企业行政活动中领导者的行政管理方式和行政人员执行力素质的适合程度来进行企业行政效率高低机理的分析。

【人力资源总监-讯】业行政管理运作的规律性和企业行政效率的提高,是企业行政管理活动的宗旨之一。本文从企业行政活动中领导者的行政管理方式和行政人员执行力素质的适合程度来进行企业行政效率高低机理的分析。领导者使用的行政管理方式适合行政人员执行力素质要求,是提高企业行政效率的基本途径。

  首席专家谭小芳老师认为: 在现代企业中,制定战略决策的企业决策中心属“企业管理意志的表达”;执行战略决策的企业行政系统则属“企业管理意志的执行”。企业决策中心主要关注“重大而带指导性的事项”,而企业行政系统则需关注“个别而细微的事项”。

  企业行政效率,即在保证企业行政管理活动的目标、方向正确,并会给企业经济效益带来有益影响的前提下,企业行政系统执行企业决策中心的战略决策效果与力度。企业行政效率是衡量企业行政部门和行政人员行政管理活动效果的重要标准,体现在企业行政部门和行政人员的具体执行活动中。对现代企业行政效率的分析,离不开对企业行政管理的深刻理解与把握。

  企业行政管理的理论分析

  (一)企业行政管理的特点

  企业行政管理,是指企业行政部门和行政人员依靠企业行政组织、按照企业行政管理系统的行政流程管理整个企业的一系列措施和方案。企业行政管理的主要特点是:权威性。企业行政管理的有效性是建立在企业内部组织机构的上级权力与权威性基础之上的,上级行政机构没有相应的权力和权威就不能下达命令、指示或规定等。

  及时性。企业行政管理是用命令、指示等来调整人、财、物、产、供、销等生产经营管理活动的,其手段和方式直接具体,具有较强的针对性,因而能迅速发挥作用。在企业日常性经营管理或企业遇到突发事件时,行政管理的及时性能发挥重大作用。纵向性。企业行政管理主要是通过企业行政组织内部的隶属关系进行自上而下的纵向指挥和协调,往往是企业上级行政机构直接对下级发布的指令性要求,因此主要是纵向性的。

  (二)企业行政管理的内容实行和完善行政首长负责制。实行行政首长(厂长或经理)负责制,建立以其为首的指挥系统,是科学行政管理的基础。合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理是依赖行政机构渠道进行的,所以,选择和设计符合企业内外特点的组织机构是保证行政命令、指示等迅速流动贯彻的重要前提,是达到行政管理目标的必要条件。

  确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。企业行政管理的最佳化实现,在很大程度上取决于被管理者的积极有效的配合和实施。因此,对人的管理是现代企业行政管理的核心,而建立科学的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障。讲究行政管理方式的适用性。行政管理中有许多技术性问题,如运用何种方式的管理才能容易被接受以及如何下达命令等,都须因人因时因地而异。

  影响企业行政管理效率的因素,行政效率的分析,是一个复杂的系统工程。行政管理过程中的每一个环节和每一种因素都会影响行政效率。如行政决策、计划指挥、组织设置、行政制度、监督和控制、企业文化、行政执行、行政管理方式等都是影响行政效率的因素。

  在这些因素中,行政决策、计划指挥、组织设置、行政制度、企业文化等都集中体现在整个行政系统的管理方式上。那么,影响行政效率的主要因素就集中表现在行政管理方式和行政执行的效果。而在行政管理活动中行政管理方式、行政执行的效果又主要涉及管理者与被管理者的关系以及行政人员的执行力。

  在企业中,管理的关键是人的管理,包括对管理者的管理和对被管理者的管理。管理者主要指的是企业行政管理人员,被管理者指的是一般劳动者。企业决策中心制定决策目标之后,企业行政系统调动相关行政管理人员以一定的行政管理方式,组织指挥企业的一般劳动者按既定的流程通力合作贯彻执行已经被行政系统细化的决策目标,保证企业的整个决策目标的实现。而在企业行政系统内部的管理中,又包括对管理者的管理和被管理者的管理。管理者指的是行政领导者,被管理者指的是一般行政人员。

  行政领导者根据企业的决策目标制定一系列的步骤流程,指挥行政人员按照步骤流程从事具体的执行工作,保证企业一般劳动者按要求完成工作任务。在这里,行政人员相对于劳动者,在整个企业中是管理者;相对于行政领导者,在行政系统内部又是被管理者。这样的双重角色,决定了行政人员执行目标决策的素质即执行力对行政效率的提高,企业经济效益的实现有着不可替代的作用。

  行政管理方式,是管理方法的一种表现,是在行政管理过程中管理者与被管理者及其作用对象相结合的形式,主要有以泰罗的科学管理思想为渊源的传统管理方式和以梅奥的行为科学流派为渊源的现代管理方式。

  传统管理方式以任务为中心开展管理工作,关心组织效率,重视组织的设计、明确的职责关系、确定的工作目标,忽视员工的情绪和需要,使员工变成了效率机器。现代管理方式以员工为中心进行管理活动,重视员工的感情和需要,强调和谐的人际关系和宽松的工作环境,通过不断的激励与鼓舞,充分调动员工的积极性来实现组织的目标。不管是传统还是现代管理方式,都表现为特定的规章制度、机构设置和组织文化。

  行政执行的效果,表现为行政人员的执行力。执行力是行政人员将任务目标付诸实施的能力。作为一名行政管理人员,执行的能力是其核心素质。执行是目标与结果之间“不可缺失的一环”,不是简单的战术,而是一套通过提出问题、分析问题、采取行动的方式来实现目标的系统流程。企业行政人员执行能力的强弱,直接反映了企业行政效率的高低。

  企业行政管理的研究力度不够。不管是在理论上还是在实践中,企业的行政效率并未引起足够的重视。据了解,以“企业行政管理”为题的出版物数量不多,质量低,更不用说以“企业行政效率”为题的研究。据近年来企业行政管理的统计资料显示,我国企业的行政人员中,具有大学本科以上文化程度的仅占2.24%,具有大专文化程度的仅占11.51%,而具有高中和初中文化程度的却占33.49%和52.76%。

  在这样的行政人员素质上,不难想象采用现代管理方式的结果。如果没有泰罗倡导的科学管理这个平台的支持是不会有高效率的,尽管这种非人性化的方法在许多人眼里受到批判,但这仍不能完全否认它目前在我国企业中的有效性,也就是第一种模式。因此,对大多数企业行政管理系统来讲,如何尽快实现高效率是当务之急。

  对国外企业来讲,因为其有较高执行力素质的行政人员支持,已从容过渡到第四种模式,而具体到我国却不能采取这种渐进方法。因为外部的竞争形势越来越严峻,特别是入世后形成的与外界效率的巨大落差,要求我国企业必须尽快实现企业内部效率的跃进。而实现这种跳跃的关键在于行政人员执行力素质的提高和领导者管理方式的改进。在行政人员执行力素质提高的基础上采用更加科学适用的行政管理方式,实现高效率。【转载务必注明:人力资源总监-cho.icxo.com】

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