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行政管理手册:按规范化要求,适当调整企业行政机构
2013-11-01 16:01  来源:人力资源总监 作者:谭小芳
摘要:概括起来说,行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能;其中管理是主干,协调是核心,服务是根本。究而言之,行政管理的实质就是服务。

【人力资源总监-讯】概括起来说,行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能;其中管理是主干,协调是核心,服务是根本。究而言之,行政管理的实质就是服务。今天我们限于篇幅,就着重讲一讲企业行政管理的核心两个字:“协调”——那么,在国内权威的企业行政管理研究专家谭小芳老师看来,行政管理的协调功能包括两方面的内容——

  一是协调公司内部各部门间的关系,二是协调企业与社会其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系。行政管理对内部各部门间的关系的协调,是以对计划的分工执行和控制为基础的。在执行计划控制的过程中,行政管理部门应该对各部门的计划执行情况和执行进度进行协调,以调整好企业的整体计划的实施。同时,还应该对各部门在执行工作计划的过程中在日常事务上所发生的矛盾冲突进行调解,使企业各部门之间能够团结和协调一致,维持企业的稳定和正常运行。

  行政管理的另一项协调任务,是协调企业同其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系。这种关系之所以是非业务的,是因为企业的运行是在各部门明确分工的基础上才得以健康而稳定地进行的。行政管理部门的职权并不能超越企业的内部分工。

  明确这一点是很重要的,这样可以避免企业的行政管理部门插手业务,从而避免在业务部门和行政管理部门之间造成矛盾冲突,避免使企业的运转陷于混乱。行政管理对企业与其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系的协调,其主要内容是在维护企业的基本权益的基础上,发展同社会各有关单位的友好交往,缓解矛盾冲突,从而为企业争取一个好的生存环境。

  谭小芳老师与现代先进的企业行政管理相比,我国还存在很大差距。此外,计划经济时代的后遗症在我国企业行政管理中远未消除,因此中国企业行政管理的改进工作艰巨而迫切。这其中,除为适应市场经济而转机建制和提高管理水平外,还须注意以下问题:

  1、按规范化要求,适当调整企业行政机构。目前,虽然企业行政管理已有相当长的历史,但行政机构仍存在诸多不规范之处,如企业行政机构臃肿、人员配置紊乱、管理渠道冗余复杂等。对这些问题,应从行政机构的体制和结构两方面加以解决。要明确各级行政机构的职能作用,按实用性和科学性原则去合理建立行政机构系统。

  2、健全企业行政管理的领导体制。科学的行政管理体制包括三方面内容:以行政首长负责制为主,咨询机构为补充,建立有相应的行政监督部门。我国现行的企业领导体制基本上是党政合一甚至以党代政,未能给行政首长以真正有效的行政管理权;有的领导体制不健全,以行政首长的个人意志代替行政管理的系统工作,或缺乏相应的辅助人员或没有相应的监督机构和手段。这些都要逐步改进,以加强和提高行政管理工作及其质量。

  3、定期评价业绩,择优使用行政管理人才。企业人事部门虽一直以业绩评价作为行政管理人员晋升的标准,但长期缺乏科学性和准确性,人为因素干扰太多,也有技术欠缺因素,对于前者可用部门监督方法逐步消除,而对于后者则须从人才学角度,综合运用定量分析与定性分析等科学手段,准确作出评价。

  行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是,这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说,行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能;其中管理是主干,协调是核心,服务是根本。究而言之,行政管理的实质就是服务。

  谭老师表示行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的参谋和助手,还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考,并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实,成为领导不可缺少的高参和臂膀。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者,而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者;换句话说,他不能仅仅满足于做好一个战术家,还要努力做好一个战略家。

  企业行政管理,是指企业行政部门和行政人员依靠企业行政组织、按照企业行政管理系统的行政流程管理整个企业的一系列措施和方案。在现代企业中,制定战略决策的企业决策中心属“企业管理意志的表达”;执行战略决策的企业行政系统则属“企业管理意志的执行”。企业决策中心主要关注“重大而带指导性的事项”,而企业行政系统则需关注“个别而细微的事项”。

  由于行政后勤管理工作是为公司的生产经营服务的,不能产生直接的经济效益,做好了是应尽的职责,做不好则会引起员工的意见和投诉。谭小芳老师在行政管理岗位上工作多年,最深切的体会是如果你把自己当作公司的管家,把同事当作你的长辈和晚辈,和相关方的接触有礼有节,出现的问题才比较容易得到解决。

  也就是说在工作中沟通十分重要,包含了与公司内部沟通和与外部相关方的沟通两个层面,管理沟通是一门技术,也是一门艺术。有效的管理沟通是行政领导者确立良好形象、取得职场成功的秘诀之一。谭老师表示一位善于沟通的领导往往可以事半功倍。

  反之,如果缺乏沟通技巧,不但自己倍感压力与苦恼,而且容易造成组织信息梗阻与栓塞。作为担任领导职务的公务人员,其沟通能力不仅是行政领导者个人能力的反映,同时也是影响组织效能的关键,进而关系到党和政府的执政能力。

  目前随着我国行政体制改革的不断推进和深入,在行政沟通方面取得了一定的进步和改善,信息的公开化和透明化得到了一定程度上的实践,行政管理的电子化和网络化程度进一步提高,相关的组织系统和制度保障逐步建立。

  但在此过程中,仍存在诸多障碍问题,主要表现在:信息来源少,信息对流量严重不足;沟通方式较单一,‘文山文海‘仍是沟通的主要途径;信息传递层节过多,主观上的意思表示不一致,导致信息传递慢,人为损失较为严重,失真率高等。谭小芳认为行政沟通应遵循以下三条原则:

  一是要平等沟通。参与行政信息沟通的双方,一定要互相尊重、平等相待,以同志式的、商量或建议的方式沟通信息,反对颐指气使、盛气凌人的态度和作风。只有这样,才能使行政信息沟通顺利进行。

  二是要准确简明。行政信息沟通一定要清晰、准确,不能使用模棱两可、含混不清的概念,否则就会造成歧义或误解。与此同时,行政沟通又要求简单明了。只有简单明了,才有利于信息的传递、记录、理解和应用,才有利于提高工作效率。冗长的谈话、报告、指示,往往使人抓不住中心,把握不了要领。结果,既影响了信息沟通的效果,又降低了工作效率。

  三是要及时沟通。行政信息沟通具有明显的时限性,该沟通的情况,应及时沟通,并及时商量对策,采取措施,才能起到应有的作用。

  总之,行政活动是离不开行政沟通的。沟通要使参与沟通的人员认识到自身的价值。只有心情愉快的沟通才能实现双赢的思想。要用“心”去沟通,用“心”去聆听,注意人性化的管理,才能真正做到有效的沟通。【转载务必注明:人力资源总监-cho.icxo.com】

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